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ここ最近で一番インパクトのあったフリーウェアはMicrosoftの"http://desktop.msn.co.jp/">Windows デスクトップサーチです。
会社でも家でもOutlookを使っていますが、メールボックスは捨てるに捨てられないメールが14万件たまっています。
ここまでメールが増えると、たとえば「去年、田中さんに送ってもらったあのエクセルファイルはどこだっけ？」
という風に過去のメールを発掘せざるを得ない状況が頻繁に起こるわけです。
もちろんOutlookやWindowsの検索機能を使ってもいいのですが、下手すると検索結果が表示されるまでに1時間かかってしまい、
とても実用に耐えません。そこでWindows デスクトップサーチの出番です。
当初この手のソフトは常駐して常にインデックスを更新しているのでパソコンが遅くなると敬遠していました。
インデックスファイルにディスクを占拠されるのもあれですし。
しかしあまりに検索が高速で便利になったことから、今では過去の自分の考えを悔い改めて毎日便利に使っています。
14万件のメールに対してインデックスのサイズは800MB。決して小さくはないですが、これも許容範囲です。
そのまま使っても便利なWindows
デスクトップサーチですが、ちょっとした検索のコツをつかむとさらに効率よく検索が可能です。
ここでは自分が普段よく遭遇するケースについて、どのように検索条件を指定しているかを紹介します。
どんな検索条件でも5秒以内には結果が表示されるはず。
何かの参考になれば幸いです。もっと便利な方法知っている方がいたら教えてください。
ちなみに"http://desktop.google.co.jp/">googleもデスクトップサーチをリリースしてます。
僕はMS好きなのでWindowsデスクトップサーチを使ってますが、Googleでも似たような事はできるはずです。お好きな方を。
デスクトップサーチが生きる！
10のケース
ケース1：田中さんもしくは竹中さんからもらった添付ファイル付きのメール
差出人:(tanaka OR takenaka) 含む:添付ファイル
size="2">ポイント - ORとNOTの条件指定は大文字で！
"含む:添付ファイル"は最も使えるキーワードのひとつです。
ケース2：2005/5/1より後に、佐藤さんからもらった、もしくは佐藤さんに送ったメールで”サッカー”
が含まれるもの
person:佐藤 date:>2005/05/01 サッカー
name="st">ケース3：鈴木さんから2月にもらったメールで件名に”野球”が入っているもの、さらに”
巨人”や”セリーグ”が含まれないもの
受信日時:2月 差出人:suzuki
件名:野球 -(巨人 OR セリーグ)
size="2">ポイント - 日時の指定には"2月"、"先週"、"昨日"など相対日時が使えます。
name="st">ケース4：先週のメールでEXCELのファイルが添付されていて、
CCに吉田さんが含まれるもの
date:先週 添付ファイル:*.xls cc:yoshida
name="st">ケース5：
dshieldのメーリングリストに流れるメールで2006/3/1から2006/5/1までのもの、
さらにphpもしくはhttpもしくはddosの言葉を含むもの
person:list-bounces@lists.dshield.org
date:2006/3/1..2006/5/1 (php or http or ddos)
size="2">ポイント - ".."で時間の範囲指定ができます。
ケース6:件名にSPAMという単語が入るもの
subject:"spam"
size="2">ポイント -
subject:spamだとspammer,spammingなどにもヒットしてしまいます。
ケース7:連絡先に登録している人の中でPHSユーザ
携帯電話:070
ケース8:連絡先に登録している人の中で横浜にオフィスのある人
勤務先電話番号:045
ケース9:ウィークデイに受け取ったメール
受信日時:月曜..金曜
size="2">ポイント -
応用して週末に受け取ったメールを検索しようと"date:土曜..日曜"とやるとうまくいかない。
その場合は素直に"受信日時:日曜 OR 受信日時:土曜"とする。
ケース10: 自分が送った添付ファイル付のメール
含む:添付ファイル フォルダ:送信済み
size="2">ポイント - フォルダを指定することで検索対象のフォルダを限定できます。便利です。
メールの山に埋もれている方、一度使ってみてください。